Como gerenciar tempo e equipe durante o home office

Cenário da pandemia pode afetar o futuro das organizações e é preciso se adaptar

A chegada da Covid-19 no Brasil fez com que a situação de isolamento social se tornasse inevitável. Além de impactar a saúde mundial, essa pandemia está impactando todos os setores da economia e dos negócios. Isso porque se adaptar virou a característica principal para que as empresas continuem sendo competitivas, mesmo diante do cenário de crise. Uma das alternativas para manter o negócio ativo e a equipe produzindo foi sair do modelo de trabalho presencial para o trabalho remoto, mais conhecido como home office. 

De acordo com dados de uma pesquisa realizada pela Robert Half, com gestores de Recursos Humanos de 16 países, o Brasil é o terceiro país em que a prática do home office está crescendo. Além dos benefícios para os colaboradores, em termos de qualidade de vida, o home office também se mostra atrativo para a gestão financeira das companhias, apresentando reduções de custos. 

Porém, para que os resultados sejam positivos, tanto do ponto de vista da gestão quanto do ponto de vista do colaborar, é preciso que as empresas realizem um planejamento antes de implementar o home office e que todas as regras estejam claras para as equipes. “Nessa situação de pandemia, muitas empresas foram pegas de surpresa. Elas não sabiam como os usuários acessariam as aplicações e existia uma grande massa que tinha desktop e precisou ir para casa”, comenta Adriano Filadoro, sócio-presidente da Online Data Cloud. 

O planejamento prévio ajuda a garantir que, independente do local em que sua equipe esteja trabalhando, ela consiga executar todas as suas tarefas com eficiência. “O nosso home office está pensado em como acessar as aplicações, a telefonia da empresa e a nossa segurança é feita pra isso. Nós não imaginávamos uma pandemia, mas a situação de trabalhar em casa é natural. Hoje trabalhamos com a mesma eficiência do que presencialmente”, destaca Filadoro.

Confira 4 dicas para gerenciar seu tempo e da sua equipe durante o home office:

1- Estabeleça reuniões periódicas e rápidas: uma forma de garantir que o fluxo de trabalho continue fluindo normalmente é manter todos na mesma página, informando sobre o andamento dos projetos. As reuniões com os times são importantes também para garantir o ritmo constante de atualizações e a sensação de pertencimento da equipe, que não pode se perder por conta do distanciamento físico.

2- Tenha disciplina no seu dia a dia: para aqueles profissionais que nunca trabalharam em home office, é mais difícil separar os horários. No entanto, é fundamental que os horários de trabalho sejam respeitados e que se faça uma rotina produtiva e saudável. Divida as obrigações de casa com as responsabilidades do negócio, de forma que se consiga fazer tudo que foi planejado ao iniciar o dia.

3- Estabeleça metas diárias: aquele check-list de coisas para fazer nunca foi tão necessário. As metas ajudam a identificar se, de fato, seu home office está sendo eficiente. Elas também ajudam a analisar quanto tempo você precisa para executar cada tipo de tarefa e, assim, entender como aumentar a sua produtividade. Organização é uma importante característica para garantir sucesso no trabalho remoto.

4- Faça uma gestão humanizada: neste momento de pandemia, é importante considerar que a rotina da sua equipe também muda por conta das preocupações. A saúde mental precisa ser cuidada e como gestor de um time de tecnologia ou de outros times, é preciso se atentar ao bem-estar emocional de cada um. A produtividade só cresce, a partir do momento em que as interferências externas não afetam a capacidade de produção do seu time. Para isso, garanta momentos de descontração e harmonia, como fazer reuniões para discutir temas que não estejam diretamente ligados ao trabalho. 

Ezequias Sena, sócio-diretor da Online Data Cloud, conta que neste momento de pandemia, mesmo com o distanciamento social, as reuniões estão aproximando as equipes e promovendo mais conhecimento entre todos. “Antes da quarentena, mesmo estando no escritório, não conseguíamos reunir todos para falar de uma única vez por conta de outros compromissos. Recentemente, fizemos uma reunião com todos e, na ocasião, começamos a conversa de uma forma descontraída para falar do home office e perguntar para o pessoal como está a adaptação em casa, o que nos fez conhecer um pouco mais sobre essas pessoas”, relata. 

Home office: como obter excelência no atendimento

Há 10 anos, a GOL Linhas Aéreas Inteligentes começou o processo de transição da equipe de atendimento e relacionamento com o cliente para o trabalho remoto. “Nossa Central de Relacionamento e Atendimento ao Cliente começou essa migração em 2009. O objetivo principal não era somente uma redução de custos, mas um modelo inovador pensando em atendimento, porque não havia praticamente nenhuma outra companhia fazendo isso”, conta Valéria Franco, head de Relacionamento com o Cliente na companhia.

Entre as descobertas da empresa, ao longo do tempo, foi constatada uma redução de custos de 25%. “Parte dessa redução, nós demos aos funcionários como benefícios. Ao longo dos anos, a gente foi analisando os perfis das pessoas e vendo quem mais se adapta a esse modelo. Hoje no processo seletivo, contratamos mulheres e homens entre 25 e 40 anos, com perfil de autonomia e independência”, conta Valéria. 

No modelo estabelecido pela empresa, o profissional a ser contratado precisa ter a infraestrutura necessária para trabalhar em home office. Uma companhia terceirizada pela GOL faz essa avaliação e a partir disso, se a avaliação for positiva, eles dão continuidade a contratação. “Além da redução de custos, todos os indicadores de turn over e pesquisa de mercado melhoraram muito ao longo do tempo com o home office”.

Com este modelo implementado, a Central de Relacionamento e Atendimento com o Cliente da GOL já foi campeã por 6 vezes do prêmio Consumidor Moderno como melhor atendimento. “Existe todo um trabalho que nós fazemos com esse time, que é de treinamento”, destaca a representante da companhia.