CASE Catupiry
PROBLEMAS
- Emissor de NF-e. Com um volume grande de emissões, a operação da empresa vinha dedicando muito esforço para atender a demanda diária, utilizando o processo nativo do ERP. Além da complexidade e lentidão, falhas de integração entre o sistema e o ambiente da SEFAZ também traziam grandes transtornos para as áreas de negócio da empresa e para os clientes finais.
- Armazenamento de XML. Outro problema também de grande relevância era a necessidade de armazenar de forma segura e organizada os arquivos XML das Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) e Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e), uma demanda que tem sido um ponto vulnerável para as empresas, em especial quando há necessidade da localização rápida de arquivos específicos.
- Notas Fiscais de Entrada. A dependência do envio dos arquivos XML das notas de entrada pelos fornecedores e a fragilidade do recebimento por e-mail não permitia uma eficiente otimização no processo de entrada das notas fiscais. Além da falta de visibilidade total das notas emitidas pelos fornecedores, e o risco de cancelamento das notas após a entrada da mercadoria, o processo ficava manco e não confiável.
DESAFIOS
- A empresa Catupiry, buscando melhorar seu processo de emissão de notas fiscais eletrônicas, armazenamento seguro de arquivos XML, e atender a nova legislação referente à manifestação do destinatário (aceite eletrônico das notas fiscais de entrada), optou pelo novo sistema de gestão de NF-e da Online Data Center – através da unidade de negócios de Applications (ITGS) – que automatiza a entrada e a saída dos arquivos digitais das notas fiscais, proporcionando acesso rápido, seguro e conveniente aos documentos. Completa e inteligente, a é totalmente integrada via serviços com o sistema PROTHEUS® da empresa TOTVS®.
SOLUÇÕES
- O Portal de Serviços WEB da Online Data Center – através da unidade de negócios de Applications (ITGS) – composto pelas soluções NFe24h e XML24h, trouxe melhoria em todo o processo de emissão de notas fiscais, armazenamento seguro e organizado de XML em Data Center, com possibilidade de busca indexada de arquivos, além de automatizar todo o processo de entrada de notas fiscais, integrando automaticamente os servidores da SEFAZ com o ERP – visibilidade automática de 100% das notas emitidas e canceladas contra o CNPJ mesmo que o fornecedor não envie o arquivo XML.
Wellington Vasconcelos
Supervisor fiscal da Catupiry
Em menos de um mês de implantação, reduzimos nossos esforços em cinco vezes, comparado ao processo nativo. Consequentemente, isso nos ajudou a melhorar a qualidade dos documentos fiscais gerados por nossa equipe. A solução também proporcionou conformidade às normas de armazenamento seguro de nossos arquivos XML de notas fiscais eletrônicas de entrada/saída e de conhecimento de transporte eletrônico pelo prazo de retenção exigido pelo FISCO. Além de nos dar a visibilidade total das notas que estão sendo emitidas contra nossos CNPJs – o que ocorre, em média, cinco minutos após serem emitidas –, também nos possibilitou atender as obrigações da nova legislação referente à manifestação do destinatário e minimizou consideravelmente nossos esforços com entrada de notas fiscais. Agora, tudo é feito de forma automática, integrando nosso ERP com os eventos das Notas Fiscais autorizadas pela SEFAZ. Isso tudo a um custo três vezes menor que a concorrência! Diminuímos nossos esforços, melhoramos nossa qualidade e reduzimos custos.